Identificación

Puesto

Encargado del Control de Almacén, Activos Fijos y Seguros

Area

Almacén

Objetivos

• Mantener el almacén en optimas condiciones de recepción, surtimiento y almacenamiento.

• Mantener en condiciones optimas el control de los activos fijos, tanto del almacén como de todas las áreas de la Institución.

• Mantener actualizadas las pólizas de seguros de los activos fijos de la Institución.

Funciones

•  Del Almacén:

  • Supervisar la recepción y entrega de la mercancía.

  • Supervisar la captura de entradas, según facturas y/o remisiones por las compras según “SOLICITUDES DE COMPRAS”.

  • Supervisar la operación del sistema de almacén.

  • Supervisar el abastecimiento de uso común a las áreas.

  • Supervisar la emisión de reportes derivados de sistema de almacén.

• Del abastecimiento de uso común:

  • Supervisar el control del almacén de los materiales de uso común.

  • Supervisar la elaboración de los reportes mensuales.

  • Llevar el seguimiento del programa de ahorro (fotocopias).

  • Turnar al Departamento de Contabilidad las facturas de pedidos foráneos, a crédito o pago de saldos, para su tramite de pago.

• Del mobiliario y equipo:

  • Registrar en el sistema de inventarios respectivo, el equipo que se adquiera, si éste es considerado como de inversión.

  • Etiquetar los equipos recibidos, en el momento de darlos de alta en el sistema de inventarios.

  • Llevar un archivo documental (copias de facturas) que ampare de los activos en uso, en forma actualizada.

  • Llevar un archivo de los activos fijos que han sido desechados y aún no han sido dados de baja.

  • Dar de baja a los equipos en desuso y cuyo estado no permite que sean reparados.

  • Llevar un archivo de los activos fijos que ya fueron dados de baja.

  • Efectuar periódicamente recorridos físicos para verificar los cambios de ubicación de los equipos dentro de los edificios de la Institución.

  • Autorizar las salidas, en coordinación con el Departamento de Servicios Generales, para que el Departamento de Compras realice las reparaciones o garantías de los equipos.

  • Dar de baja a los equipos en desuso y cuyo estado no permite que sean reparados.

  • Elaborar  mensualmente reporte de entradas y salidas de almacén.

  • Generar mensualmente reporte de altas y bajas.

  • Efectuar el inventario anual de los bienes muebles antes del cierre del ejercicio y conciliar contra registros contables.

  • Efectuar periódicamente conciliaciones de los registros de la base de datos contra los registros contables, e informar al Departamento de Contabilidad, con conocimiento a la Dirección de Administración.

• De los Seguros:

  • Dar de alta trimestralmente los activos fijos que

  • Conciliar periódicamente los registros de la base de datos de la Aseguradora, contra el registro interno del control de activos fijos.

  • Dar aviso a la Aseguradora en caso de siniestro y proporcionar la información que se requiera, para efecto del cobro de primas.

  • Verificar el cumplimiento del contrato con los Asesores.

  • Trabajar en concordancia con el Asesor de Seguros para la elaboración de bases de licitación de seguros, en lo que se refiere a la base de datos para asegurarse.

Autoridad

Reporta a

- El Director de Administración

Supervisa a

- El Almacenista

Substitución por ausencia

Substituye a

- Nadie

Es substituido por

- El Almacenista

Relaciones de coordinación

Internas con

- Con todas las áreas del CICY

Externas con

- Proveedores

- Asesores de Seguros