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Identificación
Puesto
Jefe
del Departamento de Servicios Generales
Area
Departamento
de Servicios Generales
Objetivos
Dirigir
y controlar los requerimientos de los servicios generales del
CICY, A.C., proporcionando el suministro oportuno y eficiente de
los mismos. Mantener en óptimas condiciones la vigilancia al
cumplimiento de la normatividad de Seguridad e Higiene del Centro.
Funciones
-
Realizar ante la Dirección de Administración con oportunidad,
los trámites necesarios para la renovación de contratos de
servicios, así como de cualquier documento vinculado con la
Unidad a su cargo, y que requiera de renovación y/o
modificación.
-
Colaborar en la elaboración
de los informes relativos a las Reuniones de Organo de
Gobierno, Comité de Control de Auditoría e informes financieros.
-
Participar como invitado en las reuniones de la Comisión de
Seguridad e Higiene del Centro, con todas las funciones que el
cargo y su propio manual requieren, vigilando el cumplimiento de
la normatividad aplicable.
-
Organizar
y atender
los requerimientos de los eventos especiales que soliciten las
diversas áreas de la entidad.
-
Autorizar y supervisar, en coordinación con el área de
mantenimiento un sistema preventivo y correctivo para la
maquinaria y equipo, bajo las mejores condiciones posibles,
utilizando materiales y herramientas de la unidad con la mayor
eficiencia y cumplir con la normatividad en todos los procesos de
cotizaciones de compras de materiales, etc.
-
Autorizar y supervisar, a través del encargado del área de
mantenimiento los trabajos técnicos preventivos y correctivos en
redes eléctricas.
-
Llevar el sistema de mantenimiento preventivo y correctivo de los
vehículos oficiales para conservarlos en condiciones optimas.
-
Mantener un sistema operativo eficiente en los procesos de
adquisición de bienes de consumo y contratación de servicios de
mantenimiento en general requeridos por el Centro, bajo las
mejores condiciones posibles, optimizando los recursos existentes
obteniendo la mejor calidad y cumpliendo con la normatividad que
cada caso requiera.
-
Procurar el funcionamiento eficiente y oportuno de un sistema de
obtención de cotizaciones para la compra de bienes de consumo y
contratación de
servicios de mantenimiento que el Centro requiera. Analizar las
cotizaciones, y en su caso verificar la documentación obtenida,
en base a los criterios definidos de calidad, servicio, precio y
condiciones de pago, con el fin de lograr siempre la mejor
alternativa de compra
para el Centro.
-
Solicitar al Departamento de Presupuesto la autorización para la
realización del trámite de pagos a proveedores, acreedores,
impuestos, derechos, etc.
-
Turnar al Departamento de Contabilidad las solicitudes de pagos de
los documentos ya autorizados por el Departamento de Presupuesto.
-
Supervisar las adquisiciones considerando las prioridades
establecidas por las áreas solicitantes, en función a las
asignaciones presupuestales. En caso de restricción presupuestal,
se hará previo acuerdo con el Director de Administración.
-
Controlar el manejo de fondo fijo que permita cubrir las
necesidades cotidianas en la operación del Departamento.
-
Coordinar en forma eficiente el funcionamiento del Departamento,
maximizando los recursos disponibles y cuidando la observación de
la normatividad vigente.
-
Recibir, atender y registrar las solicitudes de mantenimiento de
equipos, vehículos oficiales, asimismo, informar a los diferentes
departamentos de la situación que guardan.
-
Dar prioridad a los trabajos de mantenimiento en base a las
necesidades de las áreas, así como programar el trabajo del
personal de servicio del Departamento, y dar el seguimiento
correspondiente.
-
Atender llamadas por fallas eléctricas, vehículos y servicios
generales, incluyendo vacaciones, fines de semana y días
festivos.
-
Asesorar y supervisar al personal del Departamento en el
cumplimiento de su deber.
-
Supervisar que el personal externo de vigilancia del Centro cumpla
con las disposiciones de los mandos superiores (entrada y salida
de vehículos oficiales y no oficiales).
Supervisar que el personal de jardinería interno y externo cumpla
con los requerimientos necesarios para la buena imagen del Centro.
Autoridad
Reporta a
- El
Director Administrativo
Supervisa a
- La
Encargada de pasajes y viáticos
- 2 Secretarias
- 2
Operadoras de conmutador
- 3
Choferes
- El
Encargado de mantenimiento
- 3
Técnicos de mantenimiento
- 8
Intendentes
- 2
Jardineros
- El
Mensajero
- El
Encargado de Oficina México
- El
chofer Oficina México
Sustitución
por ausencia
Sustituye a
- Encargada
de Pasajes y Viáticos
- Secretaria
Es
sustituido por
- Encargada
de Pasajes y Viáticos
Relaciones
de coordinación
Internas con
- Todas
las áreas del CICY
Externas con
- Proveedores
- Prestadores
de servicios
- Dependencias
Federales
- Dependencias
Estatales
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